Lees en reken even mee, waarom je zo’n proces nodig hebt én ervoor moet zorgen, dat dit digitaal wordt ingericht
De COVID-19 beperkingen klinken negatief, maar ik benader het liever vanuit positief perspectief. We mogen veel dingen niet (meer), maar ik ben ervan overtuigd dat dit alles ook met een reden is. De techniek staat voor niets, maar we doen er zo ontzettend weinig mee. Elke dag dat we wachten wordt de achterstand, die we hebben op de toepassing van technologie groter. Door de huidige situatie worden we gedwongen om anders na te denken over sommige zaken en dat is maar goed ook!
Digitaal werken de norm
Digitaal werken wordt steeds meer een noodzaak. Zeker als iedereen thuis moeten werken. Het is niet heel handig om het complete rolarchief van kantoor te moeten meenemen. Stel je voor dat hetgeen ons nu overkomt 15 jaar geleden was gebeurd. Ik denk direct aan de 12.000 inkoopfacturen die ik toen in Exact moest inboeken en vervolgens in mappen moest opbergen inclusief boekstuknummers en -stempels. Hoe omslachtig ging dat toen. We maken nu steeds meer gebruik van elektronisch factureren, UBL, scan-en-herken toepassingen, dat dit gelukkig verleden tijd is. Ik wil het nu vooral hebben over het sluitstuk van digitalisering binnen het kantoor, namelijk ondertekenen.
Digitaal ondertekenen is wat anders dan elektronisch ondertekenen
Je ziet nog steeds dat er een plaatje van een handtekening wordt gescand en wordt geplakt in een document. Vervolgens wordt er een PDF van gemaakt en wordt gezegd ‘hierbij mijn digitale handtekening’. Dit is weliswaar digitaal, maar niet zoals het hoort. Iedereen kan een willekeurige handtekening plakken in een document. De ontvanger ziet niet wie dit plaatje erin heeft geplakt. Naast dat het er niet professioneel uitziet, heeft dit juridisch weinig tot geen waarde. Elektronisch ondertekenen betekent dat er een elektronische handtekening wordt gezet. Je hebt deze in de vorm van een gewone-, geavanceerde- en gekwalificeerde elektronische handtekening. Ik ga nu niet in op de verschillen en verwijs hiervoor graag naar onze webinars).
De business case is wel heel duidelijk
Ik heb Accountancy gestudeerd, maar was nooit zo goed in wiskunde. Op de HAVO heb ik Wiskunde A dan ook maar met hakken over de sloot afgerond. Rekenen kan ik gelukkig een stuk beter. Een business case berekening kan ik prima maken. Om elektronisch te ondertekenen dien je in ieder geval over een tool te beschikken, maar nog beter: over een proces. Nu worden documenten nog veel uitgeprint en op papier ondertekend met een pen, gescand en gemaild. Heel veel stappen voor een handtekening, die niet de meeste waarde heeft. Als je digitaal wilt ondertekenen ga dan in ieder geval aan de slag met een proces, want dit levert de meeste tijdwinst op.
Even rekenen…..
Printen, ondertekenen, scannen en mailen, dat kost je al snel 5 minuten tijd. Stel je hebt gemiddeld zes te ondertekenen documenten per week. Dit zijn er 24 per maand. In totaal dus 120 minuten aan verwerkingstijd. Met een gemiddeld uurtarief van € 100,- met € 60,- kostprijs leidt dit tot € 120,- aan kosten per maand. Maak je gebruik van een ondertekenplatform zoals PKIsigning, dan kan dit al vanaf € 15,- per maand. Alles blijft bovendien digitaal en je stelt je klant ook in staat om simpel elektronisch te ondertekenen.
Rationeel gezien biedt elektronisch ondertekenen veel meer voordelen en vooral veiligheid dan een gescande handtekening. De kosten zijn ook een stuk lager dus waarom zou je hier niet mee willen beginnen?
